Personuppgifter på Alecta

De personuppgifter som behandlas

De personuppgifter som behandlas hos Alecta för att administrera din tjänstepension eller någon annan försäkring är Alecta personuppgiftsansvarig för. De kategorier av personuppgifter Alecta behandlar är:

  • Personnummer
  • För- och efternamn
  • Kontaktuppgifter
  • Arbetsgivare
  • Bankkontonummer
  • Löneuppgifter
  • Försäkringsuppgifter
  • Brev-, mejl- och telefonkorrespondens

I vissa fall kan även nedanstående kategorier av personuppgifter behandlas:

  • Sjukperioder, om du har varit sjukskriven
  • Hälsodeklaration, om du har lämnat en sådan
  • Förmånstagarförordnande, om du har lämnat ett sådant

Uppgifter används främst för att hantera din försäkring

Det huvudsakliga ändamålet med behandlingen av personuppgifter är att administrera din försäkring. Det innebär att de exempelvis används vid en eventuell hälsoprövning och riskbedömning i samband med tecknandet av försäkringen. Personuppgifter behandlas också för att ändra och reglera försäkringen, exempelvis vid kundservice, vid samordning med andra försäkringsbolag och vid utbetalning av försäkringen. Denna typ av behandling gör Alecta för att uppfylla kollektivavtalet.

Alecta använder också personuppgifter för statistikframställning, för kundundersökningar och för att höja kvaliteten i vårt arbete. Telefonsamtal till kundservice spelas in för att användas vid coachning av medarbetare. Personuppgifter kan ibland också behöva användas för att förbättra våra IT-system. Dessa behandlingar gör Alecta med stöd i det som kallas intresseavvägning, vilket innebär att Alecta menar sig ha ett berättigat intresse som är större än intrånget i den personliga integriteten. Syftet med behandlingen är dock alltid att förbättra verksamheten och i förlängningen skapa nytta för kunderna.

Lagar och myndigheters föreskrifter ställer också krav som gör att Alecta behöver utföra viss behandling av personuppgifter, exempelvis i syfte att hantera kundklagomål, motverka penningtvätt och terrorfinansiering och att uppnå en god kontroll och spårbarhet i våra processer.

Uppgifter gallras när de inte längre behövs

Eftersom Alecta har mycket långa åtaganden gör det att försäkringsuppgifter behöver sparas under en mycket lång tid. Uppgifter som ligger till grund för din försäkring sparas i 260 år från ditt födelsedatum. Om du tar kontakt med Alecta via mejl eller Mina sidor med en allmän fråga sparar Alecta dessa uppgifter i 14 månader. Inspelade telefonsamtal till Alectas kundservice sparas i 1 månad. Spårbarhets- och säkerhetsloggar, exempelvis aktiviteter på Alectas webbplats, sparas i 10 år.

Om Alecta tar kontakt med dig för att genomföra en kundnöjdhetsmätning eller annan undersökning sparas uppgifterna i identifierbart skick i högst 12 månader. Att delta i undersökningar är dock helt frivilligt.

Om en arbetsgivare uppdrar åt Alecta att räkna på kostnader för att anställa en person sparas underlaget i 6 månader, och beräkningar gällande avgångspension i 36 månader.

Alecta får uppgifter främst från valcentraler

Din arbetsgivare lämnar uppgifter om din anställning till valcentraler (administrationsbolag) som i sin tur lämnar dem till Alecta. Vid samordning av tidigare intjänade tjänstepension kan Alecta inhämta försäkringsuppgifter från andra försäkringsbolag och från Försäkringskassan. Adressuppgifter hämtar och uppdaterar Alecta från SPAR, Statens personadressregister.

Då kan Alecta lämna uppgifter vidare

Din arbetsgivare och dennes eventuella ombud kan ta del av de uppgifter som de har lämnat om dig och sådana uppgifter om din försäkring som arbetsgivaren enligt pensioneringsavtalet har rätt till. Alecta lämnar också ut uppgifter till de valcentraler som administrerar den pensionsplan du tillhör.

Om du har haft anställningar inom olika pensionsplaner kan försäkringsbolag ibland samordna tjänstepensionen. Vid samordning kan Alecta lämna ut försäkringsuppgifter till andra försäkringsbolag.
För att uppfylla rättsliga skyldigheter måste Alecta lämna vissa uppgifter till myndigheter, exempel till Skatteverket, Försäkringskassan, Pensionsmyndigheten och Kronofogdemyndigheten.

För vissa uppgifter anlitar Alecta extern hjälp, exempelvis för IT-drift, brevutskick, sammanställande av statistik och vid kundundersökningar. De företag Alecta anlitar blir då personuppgiftsbiträden till Alecta och får tillgång till de uppgifter de behöver för att kunna utföra sitt uppdrag.

Var uppgifter behandlas

Alecta och dess biträden behandlar dina personuppgifter inom EU och EES.

Dina rättigheter

Om någon uppgift visar sig vara felaktig har du rätt att begära att få den rättad. Kontakta Alectas kundservice för hjälp med detta.

Du har också rätt att en gång per år kostnadsfritt ta del av de personuppgifter som Alecta behandlar. Under vissa förutsättningar har du rätt att få personuppgifter raderade, att invända mot en behandling, att få åtkomsten till dina personuppgifter begränsad, och att få uppgifter flyttade till en annan personuppgiftsansvarig. Kontakta Alectas dataskyddsombud för hjälp med detta.

Om du har frågor eller synpunkter

Om du har frågor eller synpunkter gällande behandlingen av dina personuppgifter är du välkommen att höra av dig till Alectas dataskyddsombud.

Du har också rätt att lämna in klagomål till en tillsynsmyndighet, vilket i Sverige är Datainspektionen.

Var informationen användbar för dig?

Behöver du istället vår hjälp? Kontakta oss.

Vill du hjälpa oss att bli bättre?

Vi vill gärna ha förslag och synpunkter som hjälper oss att förbättra vår webbplats. Har du istället en fråga till vår kundservice? Kontakta oss.

Tack för din återkoppling!