Personuppgifter på Alecta

Dataskyddsförordningen (GDPR) reglerar hur företag och organisationer får hantera personuppgifter. Här kan du bland annat läsa om var Alecta hämtar dina personuppgifter, vad de används till och vilka rättigheter du har enligt dataskyddsförordningen.

Om du har en försäkring hos Alecta

För att administrera din försäkring behöver vi följande uppgifter:

  • personnummer och namn
  • kontaktuppgifter
  • arbetsgivare
  • bankkontonummer
  • löne- och försäkringsuppgifter
  • brev-, mejl- och telefonkorrespondens.

I vissa fall kan vi även behöva uppgifter om:

  • Sjukperioder, om du har varit sjukskriven länge.
  • Hälsodeklaration, om du har lämnat en sådan.
  • Förmånstagarförordnande, om du har lämnat ett sådant.


Din arbetsgivare lämnar uppgifter om din anställning till valcentraler (administrationsbolag) som i sin tur lämnar dem till Alecta. Vid samordning av tidigare intjänad tjänstepension kan Alecta hämta försäkringsuppgifter från andra försäkringsbolag och från Försäkringskassan. Alecta hämtar och uppdaterar din adress från SPAR, Statens personadressregister.

Det huvudsakliga ändamålet med behandlingen av personuppgifterna är att administrera din försäkring. Det innebär att vi använder uppgifterna vid exempelvis en hälsoprövning och riskbedömning i samband med tecknandet av försäkringen. Vi behöver också dina personuppgifter för att ändra och reglera försäkringen, exempelvis vid kundservice, vid samordning med andra försäkringsbolag och vid utbetalning av försäkringen. Denna typ av behandling gör Alecta för att uppfylla kollektivavtalet.

Alecta använder också personuppgifter för att ta fram statistik, göra kundundersökningar och för att höja kvaliteten i arbetet. Ibland kan vi också behöva använda personuppgifter för att förbättra våra IT-system. Dessa behandlingar gör Alecta med stöd i det som kallas intresseavvägning, vilket innebär att Alecta menar sig ha ett berättigat intresse som är större än intrånget i den personliga integriteten. Syftet är då alltid att förbättra verksamheten och skapa nytta för kunderna.

Lagar och myndigheters föreskrifter ställer också krav på oss att exempelvis hantera kundklagomål, motverka penningtvätt och terrorfinansiering och att ha en god kontroll och spårbarhet i våra processer. I de fallen behöver vi också använda personuppgifter.

Då kan Alecta lämna uppgifter vidare

Din arbetsgivare och dennes eventuella ombud kan ta del av de uppgifter som de har lämnat om dig och sådana uppgifter som arbetsgivaren har rätt till enligt pensioneringsavtalet. Om du har alternativ ITP hos ett annat försäkringsbolag, kan Alecta lämna ut uppgift om frilagd premie till det försäkringsbolaget. Alecta lämnar också ut uppgifter till de valcentraler som administrerar den pensionsplan du tillhör.

Om du har haft anställningar inom olika pensionsplaner kan försäkringsbolag ibland samordna tjänstepensionen. Vid samordning kan Alecta lämna ut försäkringsuppgifter till andra försäkringsbolag.

Alecta måste även enligt lag lämna vissa uppgifter till myndigheter som till exempel Skatteverket, Försäkringskassan, Pensionsmyndigheten och Kronofogdemyndigheten.

Uppgifter gallras när de inte längre behövs

 Alectas pensionsåtagande sträcker sig under en mycket lång tid och därför behöver vi spara försäkringsuppgifterna lika länge. Uppgifterna som ligger till grund för din försäkring sparas i 260 år från ditt födelsedatum.

Om en arbetsgivare ger Alecta i uppdrag att räkna på kostnader för att anställa en person, sparas underlaget i 6 månader, och beräkningar gällande avgångspension i 36 månader.

Om du deltar i en kundundersökning

Ibland tar vi kontakt med våra kunder för att genomföra en kundundersökning. Då behandlar vi uppgifter som:

  • namn
  • kontaktuppgifter
  • kundnummer
  • enkätsvar.

Om du ringer till vår kundtjänst kan det hända att vi ringer tillbaka för att be om din åsikt om hur vi har hanterat ditt ärende. Alecta, eller undersökningsföretag som jobbar för vår räkning, kan också ringa upp dig för att genomföra andra typer av undersökningar. Om vi saknar telefonnummer kan vi då hämta det från öppna källor.

Deltagande i kundundersökningar är alltid frivilligt. Om du väljer att delta sparas uppgifterna i identifierbart skick i högst 18 månader.

Om du deltar på en kurs eller nätverksträff

Om du har deltagit på en kurs, frukostmöte eller nätverksträff i Alectas regi kan vi hantera följande uppgifter:

  • namn
  • kontaktuppgifter
  • specialkost
  • evenemang.

Vi sparar ditt namn och dina kontaktuppgifter för att administrera evenemanget och raderar uppgifterna när de inte längre behövs. Om vi bjuder på förtäring, måste vi dock spara ditt namn och evenemang i sju år enligt bokföringslagen.

Om du kontaktar Alecta per telefon

Vi spelar in alla telefonsamtal till kundservice och använder följande uppgifter:

  • kontaktuppgifter
  • inspelat telefonsamtal.

Telefonsamtalen används för att coacha medarbetare och höja kvaliteten i vår kundservice. Telefonnummer och inspelade telefonsamtal till Alectas kundservice sparas i 2 månader.

Om du kontaktar Alecta per mejl

Om du tar kontakt med Alectas kundtjänst genom mejl eller Mina sidor med en allmän fråga sparas följande uppgifter:

  • kontaktuppgifter
  • mejl.

Alecta sparar allmänna frågor till kundtjänsten i 14 månader ifall du skulle återkomma med följdfrågor. Mejlväxlingar som utgör underlag till försäkringshändelser sparas däremot precis som andra försäkringsuppgifter i 260 år från ditt födelsedatum.

Om du besöker Alectas webbplats eller internetkontor

Om du loggar in på Mina sidor eller internetkontoret avänds ditt personnummer för att kunna styra åtkomsten till information. Aktiviteter på webbplatsen sparas av spårbarhets- och säkerhetsskäl. De uppgifter som behandlas är:

  • IP-adress
  • aktiviteter på webbplatsen
  • personnummer, ifall du loggar in.

Spårbarhets- och säkerhetsloggar sparas i 10 år.

Var uppgifter behandlas

För vissa uppgifter anlitar Alecta extern hjälp, exempelvis för it-drift. De företag Alecta anlitar blir ofta personuppgiftsbiträden till Alecta och får då tillgång till de uppgifter de behöver för att kunna utföra sitt uppdrag. Alecta och dess biträden behandlar dina personuppgifter inom EU/EES.

Dina rättigheter

Om någon uppgift visar sig vara felaktig har du rätt att begära att få den rättad, då ska du kontakta Alectas kundservice.

Du har också rätt att en gång per år kostnadsfritt ta del av de personuppgifter som Alecta har om dig. Under vissa förutsättningar har du rätt att få personuppgifter raderade, att invända mot en behandling, att få åtkomsten till dina personuppgifter begränsad, och att få uppgifter flyttade till en annan personuppgiftsansvarig. Kontakta Alectas dataskyddsombud för hjälp med detta.

Frågor och synpunkter

Om du har frågor eller synpunkter om hur vi behandlar dina personuppgifter är du välkommen att höra av dig till Alectas dataskyddsombud.

Postadress: Alecta, Dataskyddsombud, 103 73 Stockholm
Mejl: dataskyddsombud@alecta.se

Du har också rätt att lämna in klagomål till en tillsynsmyndighet. I Sverige är det Datainspektionen.

Gillade du den här sidan?

Skriv gärna en kommentar om sidan

Vi vill gärna ha förslag och synpunkter som hjälper oss att förbättra vår webbplats. Vi läser allt men svarar inte här. Har du istället ett ärende eller en fråga till vår kundservice kan du skicka ett meddelande eller ringa till oss. Här hittar du våra telefonnummer.

Tack för din synpunkt!

Vi läser alla synpunkter men svarar inte på dem. Om du vill komma i kontakt med oss ber vi dig kontakta vår kundservice